Betrugsvermeidung in der Lohnabrechnung
Wussten Sie, dass weltweit jedes dritte Unternehmen von Gehaltsbetrug betroffen ist? Die dadurch entstehenden Schäden können weitreichend sein und umfassen signifikante finanzielle Verluste für die Unternehmen. Zusätzlich ist ein wesentlicher Ressourceneinsatz notwendig, um betrügerische Aktivitäten dieser Art zu untersuchen und zu bekämpfen. Im Durchschnitt dauert es nämlich zwei Jahre, um Gehaltsbetrügern auf die Schliche zu kommen. Der Einsatz von modernen Technologien wie KYC und Open-Banking kann dazu beitragen das Betrugsrisiko zu minimieren.
Was ist Gehaltsbetrug?
Dies bezieht sich auf betrügerische Aktivitäten im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung, bei denen Personen oder Organisationen versuchen, die Gehaltszahlungen oder Lohnabrechnungsprozesse zu manipulieren, um sich unrechtmäßige finanzielle Vorteile zu verschaffen. Gehaltsbetrug kann auf verschiedene Arten begangen werden, und die Taktiken können je nach den Umständen und der Kreativität der Betrüger variieren.
Hier sind einige häufige Praktiken von Gehaltsbetrug:
- Ghost Employees (Geisterangestellte): Betrüger erstellen fiktive Mitarbeiter in der Lohnabrechnung und leiten deren Gehaltszahlungen auf ihre eigenen Konten oder auf Konten, die sie kontrollieren, um.
- Stundenmanipulation: Mitarbeiter können ihre Arbeitsstunden fälschen, indem sie Überstunden geltend machen, die sie nicht geleistet haben, oder indem sie Arbeitszeit aufzeichnen, die sie nicht erbracht haben.
- Gehaltsmanipulation: Mitarbeiter oder Angestellte in der Personalabteilung könnten die Gehälter von Kollegen oder sich selbst erhöhen, indem sie die Lohnabrechnungsdaten ändern.
- Doppelte Auszahlungen: Betrüger können versuchen, doppelte Gehaltszahlungen für sich selbst oder andere Mitarbeiter zu veranlassen, um sich unberechtigte Gelder anzueignen.
- Phishing und Identitätsdiebstahl: Angreifer können sensible Informationen stehlen, um sich Zugang zu den Gehaltsabrechnungssystemen zu verschaffen und Gehaltszahlungen auf ihre eigenen Konten umzuleiten.
- Manipulation von Steuerabzügen: Betrüger könnten versuchen, Steuerabzüge zu manipulieren, um weniger Steuern zu zahlen und mehr Geld zu erhalten.
- Änderung von Bankinformationen: Angreifer könnten die Bankinformationen von Mitarbeitern ändern, um Gehaltszahlungen auf ihre eigenen Konten umzuleiten.
Lösungsansätze zur Erkennung und Vermeidung von Gehaltsbetrug umfassen die Umsetzung von strengen internen Kontrollen, Überprüfungsverfahren und regelmäßige Prüfungen der Lohnabrechnungsdaten. Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter für dieses Thema sind ebenfalls wichtige Maßnahmen zur Prävention von Gehaltsbetrug.
KYC (Know your Customer) zur Betrugsvermeidung
Viele Betrugsversuche können durch die Implementierung von KYC-Prozessen vermieden werden. KYC steht für "Know Your Customer" (Kenne deinen Kunden) und bezieht sich im Allgemeinen auf die Geschäftspraxis, bei der Unternehmen und Finanzinstitute strenge Verfahren und Überprüfungen durchführen, um die Identität zu verifizieren. Ziel von KYC ist es, Geldwäsche, Betrug, Terrorismusfinanzierung und andere illegale Aktivitäten zu verhindern, indem sicherstellt wird, dass Kunden und Geschäftspartner legitim sind und keine verdächtigen Absichten haben. KYC-Prozesse umfassen oft die Sammlung von Identifikationsdokumenten, Überprüfung von Adressen, Überwachung von Transaktionen und das Screening gegen Sanktionslisten. Dies hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Compliance-Verstößen zu minimieren. Die Entstehung von KYC geht auf historische und regulatorische Entwicklungen zurück, wie die Einführung von Anti-Geldwäsche-Gesetzen, den USA PATRIOT Act, internationale Standards der FATF, technologische Fortschritte und die Globalisierung der Finanzmärkte.
In der Finanzbranche ist KYC bereits zur Standardpraxis geworden. Banken, Finanzinstitute und andere Unternehmen, die finanzielle Transaktionen durchführen, sind gesetzlich verpflichtet, KYC-Verfahren zu implementieren, um sicherzustellen, dass sie ihre Kunden identifizieren und mögliche Risiken für illegale Aktivitäten minimieren. Die digitale Transformation hat auch dazu geführt, dass KYC-Prozesse immer mehr automatisiert und datengesteuert werden, was die Effizienz und Genauigkeit dieser Verfahren weiter steigert. Dies ermöglichte eine schnellere Überprüfung der Kundenidentität und eine bessere Überwachung von Transaktionen.
Während der Einsatz von KYC in der Finanzbranche bei der Abwicklung von Transaktionen zwingend vorgeschrieben ist, kann das Potenzial dieser Verfahren auch in anderen Bereichen und branchenübergreifend realisiert werden, um das Risiko von Gehaltsbetrug in der Lohnabrechnung zu minimieren. Es ist wichtig zu beachten, dass KYC-Daten in der Regel streng vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre der Kunden zu schützen und den Missbrauch der Informationen zu verhindern.
Wie kann KYC in der Lohnabrechnung eingesetzt werden?
Der Einsatz von KYC zur Vermeidung von Gehaltsbetrug ist von entscheidender Bedeutung, da sichergestellt wird, dass nur legitime Mitarbeiter Gehaltszahlungen erhalten und Betrugsversuche frühzeitig erkannt werden. Die folgenden Elemente können Teil eines unternehmensinternen KYC-Prozesses in der Lohnabrechnung sein:
- Identitätsüberprüfung: Unternehmen verwenden KYC-Verfahren, um die Identität ihrer Mitarbeiter zu überprüfen. Dies beinhaltet die Sammlung und Überprüfung von Identifikationsdokumenten wie Personalausweis, Reisepass oder Führerschein. Dies stellt sicher, dass die Personen auf der Lohnliste tatsächlich existieren und die richtige Identität haben.
- Adressüberprüfung: KYC kann auch die Überprüfung der gemeldeten Adressen der Mitarbeiter einschließen, um sicherzustellen, dass die Gehaltszahlungen an die richtigen Empfänger gehen.
- Bankkontoüberprüfung: Um sicherzustellen, dass die Gehaltszahlungen an die richtigen Bankkonten gehen und nicht an betrügerische Konten, wird die Bankkontoinformation der Mitarbeiter überprüft und validiert.
- Regelmäßige Aktualisierung: KYC ist kein einmaliger Prozess. Unternehmen sollten die Mitarbeiterdaten regelmäßig aktualisieren, um sicherzustellen, dass Änderungen wie Adresswechsel oder neue Bankkonten korrekt erfasst werden.
- Abgleich gegen Watchlisten: Die KYC-Verfahren können Mitarbeiter gegen verschiedene Watchlisten und Datenbanken abgleichen, um sicherzustellen, dass keine Mitarbeiter mit verdächtigen Aktivitäten oder Vorstrafen in der Belegschaft sind.
- Audits und Abgleich: Regelmäßige Prüfungen und Abgleiche der Lohnabrechnungsdaten gegen die durch KYC gesammelten Informationen können Unstimmigkeiten oder Anomalien aufdecken, die auf Gehaltsbetrug hinweisen könnten.
- Integration in die Lohnabrechnungssoftware: Viele Unternehmen integrieren KYC-Verfahren in ihre Lohnabrechnungssoftware, um den Verifizierungs- und Zahlungsprozess zu automatisieren. Dies minimiert das Risiko menschlicher Fehler und erhöht die Effizienz.
Der Einsatz von KYC in der Lohnabrechnung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, die dazu beiträgt, Gehaltsbetrug zu verhindern. Nur legitime Mitarbeiter, die ordnungsgemäß überprüft wurden, erhalten Gehaltszahlungen, während betrügerische Aktivitäten wie das Erstellen von Geisterangestellten oder das Manipulieren von Lohnabrechnungsdaten erschwert werden. Durch die regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der Mitarbeiterdaten sowie den Abgleich gegen externe Datenquellen können Unternehmen potenzielle Betrugsfälle frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um finanzielle Verluste zu minimieren.
Open-Banking und KYC
Bei der Implementierung von KYC kommen üblicherweise verschiedene Technologien zum Einsatz, um eine digitale Überprüfung der relevanten Informationen zu Identität, Adresse und Gehaltskonto zu bewerkstelligen. Dank Open-Banking ist es seit kurzem jedoch möglich den KYC-Prozess wesentlich effizienter zu gestalten und die notwendigen Informationen gesammelt einzuholen.
Der österreichische Open-Banking Experte FINcredible hat ein konformes KYC-Verfahren entwickelt, dass es jedem Unternehmen erlaubt, in Sekundenschnelle die Identität, Adresse und IBAN des Gehaltskontos zu verifizieren. Angeboten wird die Lösung per Webapp ohne Implementierungsaufwand als ideale Lösung für KMUs - jener Unternehmensgruppe, die mit den meisten Gehaltsbetrugsvorfällen zu kämpfen hat – und per API zur vollen Integration in die eigene Lohnabrechnungssoftware.
Die KYC-Lösung von FINcredible ermöglicht eine vollautomatisierte Abwicklung der Datenüberprüfung und erlaubt, problemlos in regelmäßigen Abständen Updates von Mitarbeiterdaten durchzuführen. Die Verwaltung von Lohnabrechnungsdaten ist damit auch in großen Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern einfach mit geringstem Personalaufwand möglich.
Auf diese Weise kann eine Minimierung von Gehaltsbetrugsvorfällen erreicht werden, da neue Mitarbeiter immer eindeutig identifiziert sind und die aktuellen Gehaltskontoinformationen vorliegen.
Sie möchten mehr über Open-Banking erfahren, dann lesen Sie unseren Blogbeitrag zu "Was ist Open Banking und welche Bedeutung hat es?".
Sie haben Fragen über PSD? Dann lesen Sie unseren Beitrag "PSD – Payment Services Directive" und "PSD3-Neue Regelungen für ein verbessertes Kundenerlebnis"
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FAQs
Gehaltsbetrug bezieht sich auf betrügerische Aktivitäten im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung, bei denen Personen oder Organisationen versuchen, die Gehaltszahlungen oder Lohnabrechnungsprozesse zu manipulieren, um sich unrechtmäßige finanzielle Vorteile zu verschaffen.
Typische Praktiken von Gehaltsbetrug sind Ghost Employees (Geisterangestellte), Stundenmanipulation, Gehaltsmanipulation, doppelte Auszahlungen, Phishing und Identitätsdiebstahl, Manipulation von Steuerabzügen und Änderung von Bankinformationen.
Gehaltsbetrug kann durch die Implementierung von strengen internen Kontrollen, Überprüfungsverfahren, regelmäßige Prüfungen der Lohnabrechnungsdaten, Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter sowie den Einsatz von KYC (Know Your Customer) zur Betrugsvermeidung verhindert werden.
KYC steht für "Know Your Customer" (Kenne deinen Kunden) und dient dazu, die Identität von Kunden und Geschäftspartnern zu verifizieren, um Geldwäsche, Betrug und andere illegale Aktivitäten zu verhindern. In der Lohnabrechnung kann KYC zur Identitätsüberprüfung, Adressüberprüfung, Bankkontoüberprüfung, regelmäßigen Aktualisierung von Mitarbeiterdaten und Abgleich gegen Watchlisten eingesetzt werden.
Open-Banking ermöglicht eine effizientere Durchführung von KYC-Prozessen, indem es Unternehmen die Möglichkeit bietet, die Identität, Adresse und IBAN des Gehaltskontos in Sekundenschnelle zu verifizieren. Dies minimiert den Implementierungsaufwand und ermöglicht eine vollautomatisierte Datenüberprüfung, was wiederum die Minimierung von Gehaltsbetrugsvorfällen erleichtert.
